Vor-ORT und Persönlich
Ihre Aktionärshauptversammlung
in Präsenz
Wir organisieren Ihre Aktionärshauptversammlung (HV) rechtssicher, effizient und kostentransparent – ob Präsenz-, virtuelle oder hybride HV. Als erfahrener Hauptversammlungsdienstleister begleiten wir Aktiengesellschaften und SEs von der Planung bis zur Durchführung
Profitieren Sie vom reibungslosen, sicheren und in sich geschlossenen Hauptversammlungsmanagement der GFEI.
- Abläufe gemäß AktG von Einberufung bis Abstimmung
- Digitale Abwicklung mit Software-System DAX Standard
- Personliche Vor-Ort Betreuung und Beratung von GFEI
Zeit-, Abstimmungs-und Kostenersparnis für Sie und Ihre Aktionäre
Alle Aktionärsrechte werden in der Hauptversammlung gewahrt! Mit Softwareanwendung auf DAX Standard
Die GFEI zählt zu den TOP erfahrenen Hauptversammlungs-Dienstleistern in Deutschland.
Wir kennen alle Besonderheiten der Präsenz- oder Online-Aktionärshauptversammlungen, die sich für Small und Mid Caps bis zum MDax im Rahmen der Hauptversammlungs-Planung stellen. Unsere langjährige Erfahrung aus über 500 Präsenzhauptversammlungen bietet eine hervorragende Grundlage zur positiven Unternehmensdarstellung bei einem überschaubaren Budget.
Rechtssichere Vorbereitung und Einberufung einer Aktionärshauptversammlung
– Fristgerechte und formgerechte Umsetzung nach AktG
– Abstimmung mit Notar, Gesellschaft und Bundesanzeiger
– Einhaltung von Meldefristen, Satzung und Börsenvorgaben
Akkurate Aktionärsdaten & Aktienregisterpflege
– Erstellung der Teilnehmerlisten gemäß Aktienregister
– Präzise Stimmberechtigungsprüfung (auch bei Namensaktien)
– Handling von Umschreibungen und Depotbankmeldungen
Effiziente Einlass- und Akkreditierungsprozesse
– Schneller Check-In mit Barcode oder QR-Code-Systemen
– Ausgabe von Stimmkarten, Abstimmungsgeräten und Unterlagen
– VIP-/Vorstand-/Presse-Akkreditierung reibungslos organisiert
Professionelle Abstimmungs- und Auszähltechnik (Software im DAX - Standard)
– Einsatz zertifizierter Abstimmungssysteme (elektronisch oder manuell)
– Sofortige Ergebnisermittlung und -darstellung
– Protokoll- und Beweissicherheit der Abstimmungen
Organisation & Ablaufsteuerung vor Ort
– Ablaufregie mit Zeitmanagement, Rednerlisten und Wortmeldungen
– Enge Abstimmung mit Versammlungsleitung und Notar
– Technische Koordination von Ton, Bild, Licht und Streaming (falls hybrid)
Erfahrenes HV-Team & Betreuung des Vorstands / Aufsichtsrats
– Persönliche Begleitung des Unternehmens am HV-Tag
– Unterstützung bei Reden, Präsentationen, Protokollen
– Ansprechpartner für alle rechtlich-organisatorischen Fragen
Kommunikation & Teilnehmermanagement Aktionärshauptversammlung
– Versand der Einladungen und Stimmrechtsvollmachten
– Hotline und Support für Aktionäre und Bevollmächtigte
– Bearbeitung von Rückfragen, Vollmachten und Gegenanträgen
Reibungslose Zusammenarbeit mit Notar & Dienstleistern
– Protokollabstimmung, Abstimmungsergebnisse, elektronische Datenübermittlung
– Schnittstellenmanagement zu Catering, Location, Technik und Sicherheit
Datensicherheit & Compliance
– DSGVO-konforme Datenverarbeitung
– Gesicherte Serverstrukturen und Verschlüsselung
– Nachvollziehbare Prozesse und Audit-Trails
Nachbereitung & Reporting einer Aktionärshauptversammlung
– Erstellung der HV-Dokumentation und Ergebnislisten
– Übergabe an das Unternehmen / Veröffentlichung im Bundesanzeiger
– Lessons Learned / Optimierung für Folgejahre
Auch im Bereich der Online-HV bieten wir State-of-the-Art Softwarelösungen. Neben der Einrichtung der Streaming Server und Software bieten wir auch den Livestream mit entsprechender Technik an.
Profitieren Sie vom reibungslosen, sicheren und in sich geschlossenen Hauptversammlungsmanagement der GFEI.
Gern zeigen wir Ihnen – auch kurzfristig – unsere Lösungen im Rahmen einer Videokonferenz.
- Präsenz- oder Online-HV (alles aus einer Hand)
- Durchsicht der Tagesordnung / Funktion der Anmeldestelle
- Präsenzerfassung / Back-Office mit elektronischer Hauptversammlungs-Abwicklung
- Präsentationen / Reden / Q&A-Kataloge
- Analyse / Beratung / Erstellung von Haupt- und Sonderleitfäden
- Einberufungsmanagement / §125 Aktiengesetz
- Organisation / Koordination / Nachbereitung
- Kommunikationsberatung / Management-Coaching